Dans cet article parlant de la digitalisation, qui sera le premier parmi d’autres articles autour du même sujet, nous traiterons de ce thème très important aujourd’hui dans le monde du business
Mais tout d’abord, commençons par répondre à la question suivante :
Qu’est-ce que la digitalisation des entreprises ?
Tout d’abord, commençons par clarifier la différence entre numérisation et digitalisation pour ceux qui ne sont pas sûrs.
La numérisation est l’action de convertir des documents physiques ou des documents papier en documents numériques. Scanner une facture papier et la télécharger au format PDF est un exemple de numérisation.
La digitalisation est une transformation plus profonde d’un modèle d’entreprise vers l’utilisation de processus numériques plutôt qu’analogiques. Par exemple, une entreprise qui décide de numériser la gestion et le traitement de tous les documents financiers est considérée comme une numérisation.
Donc la digitalisation des entreprises est l’intégration de la technologie qui transforme la façon dont les organisations fonctionnent dans leurs différents domaines, services et canaux, avec les clients et les autres parties prenantes.
Un véritable processus de transformation numérique va au-delà de l’achat et de l’utilisation d’un nouvel outil ou d’un nouveau logiciel ; il exige un engagement honnête de la part de l’ensemble de l’organisation pour évaluer, remettre en question et reconfigurer les processus d’entreprise selon une voie et un rythme qui conviennent à cette entreprise, à ses clients et à ses fournisseurs.
Avantages de la digitalisation des entreprises
La digitalisation de vos processus d’entreprise présente une multitude d’avantages, qui varient en fonction des objectifs de votre entreprise.
Mais que vous passiez du papier aux factures électroniques, de l’approvisionnement traditionnel en marchandises à l’approvisionnement électronique, ou que vous numérisiez la gestion de votre chaîne d’approvisionnement de bout en bout, il y a certains avantages que la digitalisation apporte toujours lorsqu’elle est bien faite :
- Réduction des coûts
- Moins de travail manuel
- Moins d’erreurs
- Visibilité sur les dépenses de l’entreprise
- Contrôle des flux de trésorerie
- Prise de décision basée sur les données.
Comment atteindre ces objectifs ?
Continuez à lire pour découvrir nos trois conseils et méthodes qui vous aideront à jeter les bases d’un projet de digitalisation qui profitera à la fois à votre entreprise et à vos partenaires commerciaux.
3 conseils pour démarrer la digitalisation
Conseil n° 1 : identifiez les points à améliorer
Les changements organisationnels peuvent parfois sembler écrasants, et c’est compréhensible.
Notre conseil est d’examiner un seul processus, de comprendre où il est possible d’apporter des améliorations et de commencer votre parcours de digitalisation à ce niveau.
Recevez-vous encore des factures papier de vos fournisseurs ?
Même si vous travaillez avec peu de documents papier et principalement des PDF, il y a beaucoup de place pour développer un modèle d’entreprise véritablement numérique. Les défis fastidieux de la saisie manuelle des données, de la vérification des factures et de la manipulation et du stockage des documents papier ou des PDF peuvent être remplacés par une facturation électronique automatisée directement dans votre système ERP. Vous verrez apparaître sous vos yeux des coûts réduits, moins de travail manuel, un traitement plus direct et beaucoup moins d’erreurs.
La digitalisation de ces tâches accroît considérablement la visibilité des dépenses de l’entreprise, ce qui permet à votre service financier de prendre des décisions plus éclairées qui profitent à l’ensemble de l’organisation.
Toutes les données relatives à vos factures sont enregistrées en un seul endroit, ce qui vous permet d’effectuer des recherches et des comparaisons impossibles avec des piles de papier.
Conseil n° 2 : obtenez l’adhésion de votre organisation
Une fois que vous avez identifié les domaines à améliorer, vous devez faire en sorte que l’ensemble de votre organisation soutienne vos efforts en matière de commerce numérique. Préparez une analyse de rentabilité détaillée qui montre ce que l’entreprise dans son ensemble gagnera à ce projet de digitalisation.
Au-delà des économies d’argent, de temps et de ressources, la digitalisation de vos processus financiers vous permet de collecter et d’accéder à des données de qualité à partir des commandes, des factures et d’autres documents. Il est ainsi possible d’identifier des tendances, des modèles, des idées de prix et les préférences des acheteurs.
Le fait d’avoir une vue d’ensemble des finances de votre entreprise aidera tous les chefs de service à prendre des décisions éclairées, aujourd’hui et à l’avenir.
Conseil n° 3 : intégrez-le à vos systèmes existants
Lorsque vous vous lancez dans un projet de transformation numérique, veillez à ne pas créer plus de problèmes que ceux que vous souhaitez résoudre. Ne vous laissez pas piéger dans un réseau de systèmes déconnectés !
Lorsque vous étudiez les options, recherchez un prestataire de services capable de s’intégrer facilement à votre ERP actuel ou à tout autre système comptable (et nous sommes ce prestataire que vous cherchez). En vous assurant que vos processus d’affaires numériques ne nécessitent aucun changement de système ou de format, vous pouvez passer au digital beaucoup plus rapidement
Pourquoi donc devrais-je digitaliser mon entreprise ?
La principale raison de digitaliser votre entreprise est que la digitalisation n’est pas une tendance, mais la direction que prend le monde entier.
L’objectif de la digitalisation est de permettre l’automatisation, d’améliorer la qualité des données, de collecter et de structurer toutes ces données afin de pouvoir appliquer des technologies avancées, telles que des logiciels plus performants et plus intelligents.
Le résultat de la digitalisation est une plus grande efficacité des processus, une réduction des coûts de transaction et un meilleur contrôle des opérations commerciales, tant pour l’entreprise individuelle que pour le réseau d’entreprises connectées. Lisez notre article le plus récent sur la numérisation des entreprises pour en connaître les avantages, ainsi que la différence entre numérisation et digitalisation.
Conclusion
L’intégration des technologies numériques créera de nouvelles opportunités pour votre entreprise. Elles vous aideront à moderniser votre entreprise et à offrir de nouvelles sources de valeur à vos clients, tout en créant de nouvelles opportunités de revenus. Toute entreprise devrait donc s’intéresser à la digitalisation.
Bien entendu, il est essentiel d’aborder la digitalisation dans une perspective stratégique. Cette option vous permettra de créer une cohérence dans vos activités numériques en consolidant et en alignant tous vos efforts numériques pour atteindre vos objectifs. Ce processus continu de création et de mise en œuvre d’une stratégie digitale est désormais essentiel à la réussite future de toute organisation.
